17 Mrz 5 Tools für effizientes mobile working

Mobile Working oder zu Deutsch mobiles Arbeiten ist seit der ersten Corona Welle im März 2020 ein immer wiederkehrendes Thema. Häufig ist in den Medien von einer neuen Arbeitswelt, New Ways of Working (NWoW) oder New Work die Rede. Dass die Beschleunigung der Digitalisierung und die damit einhergehende Veränderung der Art zu Arbeiten nicht nur ein vorübergehender Hype sind, ist den meisten von uns bewusst. Denn auch ein Blick in Google Trends zeigt, wie relevant das Thema nach wie vor für Nutzerinnen und Nutzer in Deutschland ist.

 

Aber wie soll dem mobilen Arbeiten Rechnung getragen werden? Was benötigen Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer tatsächlich, um gut oder sogar besser mobil arbeiten zu können. Wir wollen diese Fragen beantworten. Wir geben hier eine Übersicht über die Tools, die für eine erfolgreiche und effiziente Arbeit notwendig sind und sich in den letzten zwei Jahren bewährt haben.

 

1. Die richtige Hardware für eine flexible Nutzung im Homeoffice und unterwegs

Mit guten Geräten, die sich der individuellen Arbeitsweise und den individuellen beruflichen Herausforderungen anpassen, hat man bereits die halbe Miete. Was gehört zu der richtigen Hardware für das mobile Working? Zuallererst der richtige Laptop oder – wer es kompakter mag – das richtige Notebook. Dabei sollte jeder selbst überlegen, was für ein Gerät er benötigt, um gut damit arbeiten zu können. Arbeitet man häufig von unterschiedlichen Orten und nimmt das Gerät täglich mit auf Reisen, dann ist ein handliches 12‘‘ – 14‘‘ Notebook, das leicht aber trotzdem leistungsstark ist, angebracht. Zudem sind eine gute Akkulaufzeit, eine bereits integrierte Kamera und Mikrofon und ggf. ein TPM Chip für die Sicherheit relevante Bestandteile, auf die man Wert legen sollte. Empfehlen können wir hier die T- oder X-Serie von Lenovo, da diese mit Ihrer Leistungsfähigkeit, der federleichten Kompaktheit und modernsten Sicherheitsfeatures punkten.

Als Zubehör darf neben einer kabellosen Maus die ebenso kabellose Tastatur nicht fehlen. Manchem reicht aber auch die Maus, da man die Tastatur des Gerätes nutzt. Aber auch ein ausreichend großer Monitor darf an einem häufig genutzten Ort, wie bspw. dem Homeoffice nicht fehlen.

Um während der Arbeit telefonieren zu können, werden Mobiltelefon und ein Headset oder Kopfhörer benötigt. Auch hier empfehlen wir ein kabelloses Headset, das eine lange Akkulaufzeit und kompakte Transportierbarkeit vorweisen kann. Natürlich ist es Geschmackssache, ob man On Ear, In Ear oder Over Ear Kopfhörer bevorzugt. Überlegen Sie hier einfach, womit Sie sich am wohlsten fühlen, auch wenn das Gespräch einmal länger dauert. Ein erfahrener Hersteller auf dem Gebiet ist Jabra. Seit Jahrzehnten ist der Hersteller führend auf dem Headsetmarkt und bietet eine breite Auswahl an Produkten.

Wie bereits oben beschrieben, hat der Laptop oder das Notebook im besten Fall bereits eine gute Kamera integriert. Wenn nicht, besteht die Möglichkeit, dass Sie mit der richtigen Software Ihre Canon EOS oder PowerShot Kamera als Webcam nutzen. Um die Kamera als Webcam nutzen zu können, müssen Sie nur die Webcam Utilities von Canon herunterladen. Die Software ist mit den gängigen Anbietern von Videokonferenzsystemen, wie Microsoft Teams, Zoom, Cisco Webex, YouTube Live u.v.m., kompatibel. Hier finden Sie eine Liste der unterstützten Canon EOS und Powershot Kameras. Zusätzlich dazu noch ein kleines Tischstativ und schon bekommt man eine hervorragende Bildqualität für Business Meetings und virtuelle Kundentermine. Wir können Ihnen das kostengünstige, aber leistungsstarke Canon EOS M50 Mark II Videokonferenz-Kit inklusive Objektiv und Stativ empfehlen.

Falls Ihre Arbeit nicht komplett papierlos möglich ist, benötigen Sie selbstverständlich noch ein kleines Multifunktionsgerät, das im Homeoffice gut aufgehoben ist und die Dokumente, die man von unterwegs an den Drucker schickt, ausdruckt. Dabei kommt es natürlich darauf an, von wo man hauptsächlich arbeitet.

Alle Geräte können Sie sowohl kaufen als auch mieten. Werfen Sie doch einfach einen Blick in unseren IT-as-a-Service-Webshop, wenn ein Mietmodell für Sie eine Option ist.

 

2. Die perfekte Arbeitsumgebung

Jeder, der schon einmal mobil gearbeitet hat, weiß, dass es bei aller Flexibilität, die uns das mobile Working ermöglicht, schwierig ist, immer perfekte und ergonomisch einwandfreie Arbeitsbedingungen vorzufinden. Man wird wohl nicht immer die Möglichkeit haben, auf einem rückenfreundlichen Bürostuhl und an einem höhenverstellbaren Tisch zu sitzen. Aber wenn es darum geht, sich einen Arbeitsplatz zu suchen, an dem man zeitweise arbeiten kann, dann sollten Sie auf folgende Details achten:

Schauen Sie, ob sich Tisch und Stuhl eignen, um einige Stunden am Laptop zu arbeiten. Es muss nicht immer die Highend-Büroausstattung sein aber achten Sie auf eine angenehme Körperhaltung, in der Sie einige Stunden verweilen können.

Des Weiteren sollten Sie darauf achten, dass Ihr Headset ANC, Active Noise Cancelling, unterstützt. Das ist notwendig, um Umgebungsgeräusche weitgehend zu reduzieren und damit für eine ruhige Arbeitsumgebung zu sorgen.

Sorgen Sie dafür, dass Sie immer einen Kaffee für Ihr Wohlbefinden in der Nähe haben 😊 Und wenn es kein Kaffee sein soll, dann ein Lieblingsgetränk Ihrer Wahl.

 

3. Relevante Software für effizientes Mobile Working

Um erfolgreich im Team zusammen zu arbeiten, ohne im selben Büro zu sitzen, bedarf es guter Kollaborations- und Kommunikationssoftware. Wir listen hier die relevantesten Tools für effiziente Zusammenarbeit auf:

Microsoft Teams / Cisco Webex
Mithilfe dieser Kollaborationstools können Sie via Chat, Video- oder Gruppenanruf kommunizieren. Sie können Dokumente ablegen und gemeinsam sowie zeitgleich daran arbeiten. Bilden Sie Teams für bestimmte Projekte, die nur für einzelne Mitarbeitende zugänglich sind, in denen Sie kommunizieren und ebenfalls Dokumente ablegen und bearbeiten können.

Softphone
Um wirklich unabhängig mobil zu sein, bedarf es natürlich auch der alltäglichen Erreichbarkeit und Kommunikation mit Kunden und Kollegen. Dank moderner Cloud-Telefonie sind Sie über ein Softphone immer unter Ihrer Festnetznummer erreichbar und können mit Ihrer Festnetznummer telefonieren ganz als ob Sie im Büro wären.

Nutzen Sie weiterhin alle Funktionen wie Weiterleiten oder Picken von Anrufen, greifen Sie auf das globale Adressbuch des Unternehmens zu oder sehen den aktuellen Besetztlampenstatus Ihrer Kollegen ein. Alles mithilfe einer Software auf Ihrem Notebook.

Telefonie-Integrationen
Dank der zahlreichen Integrationsmöglichkeiten von Cloud-Telefonie mit alltäglichen Produkten wie Salesforce, Hubspot, MS Teams, Datev oder vielen weiteren können Sie aus Ihren Anwendungen heraus mit einem Klick Telefonate initiieren und behalten immer im Überblick wer Sie gerade anruft.

Dokumente immer im Zugriff
Mithilfe von Dokumentenmanagementsystemen, wie Therefore, haben Sie jederzeit und von überall Zugriff auf benötigte Dokumente oder Verträge, erhalten Eingangspost direkt in Ihr Postfach, werden um die digitale Freigabe von Rechnungen gebeten oder weisen Ihren Kollegen die Prüfung bestimmter Dokumente mithilfe von Workflows zu. Das reduziert nicht nur die Anzahl in Papierform vorgehaltener Dokumente und beschleunigt interne Prozesse enorm, sondern ermöglicht auch das Nachhalten von zugewiesenen Aufgaben und erhöht somit die Transparenz.

 

4. Eine sichere Infrastruktur für modernes Arbeiten

Internet – das Tor zur Welt
Nahezu niemand wird heutzutage noch produktiv arbeiten können, ohne dabei eine Verbindung ins Internet zu benötigen. Somit ist eine Internetverbindung einer der wichtigsten Faktoren, der über den Erfolg des mobilen Arbeitens entscheidet. Dabei ist die Bandbreite der Internetverbindung in den meisten Szenarien gar nicht der entscheidende Punkt, sondern die Stabilität der Verbindung. Das trifft besonders dann zu, wenn man auf eine Mobilfunkverbindung angewiesen ist und nicht wie im Homeoffice oder Café die stabile WLAN-Verbindung nutzen kann. Erfahrungsgemäß treten die meisten Probleme bei hohen Geschwindigkeiten wie beispielsweise im Zug oder auf der Autobahn auf.

Sicherheit betrifft jeden Einzelnen
Sicherheit spielt besonders beim Mobile Working eine übergeordnete Rolle, denn anders als im Firmennetzwerk steht keine Next-Generation Firewall zwischen Ihrem Notebook und dem Internet. Um diesen Nachteil auszugleichen, setzen viele Unternehmen auf Endpoint-Protection-Lösungen der neuesten Generation, die dank verteilter Intelligenz von Cloud-Rechenzentren immer leistungsfähiger werden und selbst gegen vollkommen neue und bislang unbekannte Bedrohungen (Zero-Day-Exploits) schützen können. Aber nicht nur die Sicherheit des eigenen Notebooks wird mit dem eben beschriebenen Nachfolger des klassischen Antivirus-Programmes geschützt, sondern auch die Übertragung der Daten zwischen dem gewählten Endgerät und dem Unternehmensnetzwerk.

Mithilfe einer VPN-Verbindung (Virtuelles Privates Netzwerk), welche in den meisten Fällen eine zusätzliche, vom normalen Passwort unterschiedliche Authentifizierung verlangt, werden alle Daten, die zwischen Ihrem Endgerät und dem Unternehmensnetzwerk ausgetauscht werden, verschlüsselt. Somit ist kein unbekannter Dritter im Internet in der Lage mit Ihren Datenpaketen etwas anzufangen und Sie bekommen trotz Ihrer Mobilität Zugriff auf sensible Daten, die Sie zum Arbeiten benötigen. Neueste Trends setzen sogar auf den Zero-Trust Ansatz, der darauf beruht, dass jeder Zugriff individuell authentifiziert werden muss, da von vornherein niemandem vertraut wird und somit die Datensicherheit zusätzlich erhöht werden soll.

uniFLOW online
Manche Technologieführer gehen mit Ihren Lösungen so weit, dass Sie durch verschlüsselte Verbindungen von jeglichen Endgeräten zu einer Cloud-Anwendung das Drucken von Dokumenten absichern und so dem Endbenutzer ermöglichen diesen Druck nach erfolgreicher Authentifizierung an jedem unterstützten Drucksystem seiner Wahl abzuholen. Dies versetzt Unternehmen in die Lage, Drucksystemen im Homeoffice kinderleicht in Unternehmensprozesse einzubinden und das standortunabhängige Ausdrucken von Dokumenten zu vereinfachen.

 

5. Eine funktionierende IT mit fähigem Support

Wenn etwas mal nicht funktioniert, sollten Sie wissen, an wen Sie sich wenden können, damit das Problem schnellstmöglich behoben wird. Denn nichts ist nerviger als IT, die nicht funktioniert. Deshalb sollten Sie neben all den Tools, die wir vorher genannt haben, unbedingt auch an einen kompetenten Helpdesk bzw. First Level Support denken. Denn IT wird immer komplexer. Achten Sie dabei auf eine gute Erreichbarkeit, schnelle Reaktionszeiten und zertifiziertes Personal.

Weiterhin sollten Sie bei der Beschaffung der Geräte auf Herstellergarantie achten und ob Sie bei Ausfall auch Ersatzgeräte erhalten.

Eine weitere Möglichkeit, bei der Sie Service und Support inklusive haben, ist IT as a Service. Bei diesem Konzept mieten Sie Hardware, Software und Services, anstatt Sie einzukaufen. Diese Option bietet Ihnen völlige Flexibilität, überschaubare monatliche Kosten anstatt hoher Investitionskosten, Skalierbarkeit und Managed Services.

Mehr zum Thema IT as a Service finden Sie auf unserer Webseite unter https://canon-it.de/itaas/.

 

Sie sollten keine Abstriche bei den Tools für mobiles Arbeiten machen. Denn eine erfolgreiche, effiziente und lösungsorientierte Arbeitsweise ist nur dann möglich, wenn man gut ausgestattet ist und weiß, worauf es ankommt.

Alles in allem sind folgende 5 Tools beim mobile Working wichtig:

1. 1. Die richtige Hardware
   2. Die perfekte Arbeitsumgebung
   3. Die beste Software
   4. Eine gute Infrastruktur
   5. Einen fähigen Support durch Experten

 

Zu guter Letzt haben wir noch diese 3 Business Hacks, die Ihnen das Leben vereinfachen:

1. 1. Achten Sie bei Ihrer Hardware auf möglichst identische Anschlüsse, damit Sie unterwegs weniger Ladekabel benötigen.
   2. Überlegen Sie sich im Vorfeld: Gehören Sie zum Team Android oder zum Team IOS?
   3. Sollen es noch mehr Informationen sein? Dann bieten Ihnen unsere Kollegen von Canon Deutschland interessante Webinare zum Thema „Hybrid Working“.

Berücksichtigen Sie unsere Tipps und Sie werden gewappnet sein für Ihren New Way of Working.

 

Wünschen Sie weitere Informationen? Benötigen Sie eine kompetente Beratung? Dann helfen wir Ihnen gern weiter. Kontaktieren Sie uns!