ERSETZENDES SCANNEN
Einfach und sicher umgesetzt mit Canon
„Ersetzendes Scannen“ bezeichnet den Vorgang des elektronischen Erfassens von Papierdokumenten zur elektronischen Weiterverarbeitung des hierbei entstehenden elektronischen Abbildes (Scanprodukt) und der späteren Vernichtung des papiergebundenen Originals.
BSI TR-03138 „Ersetzendes Scannen (RESISCAN)“ ist eine Technische Richtlinie des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI), die Anwendern aus Verwaltung, Justiz, Wirtschaft und Gesundheitswesen einen praxisorientierten Handlungsleitfaden zur sicheren Gestaltung ihrer Prozesse für das ersetzende Scannen bietet.
Warum „ersetzendes Scannen“?
Mit dem 2013 verabschiedeten E-Government-Gesetz (EGovG) §7 zur Übertragung und Vernichtung des Papieroriginals wurde der Grundstein zur Förderung der elektronischen Verwaltung gelegt. Mit diesem Gesetz soll Bund, Ländern und Gemeinden ermöglicht werden, einfachere, nutzerfreundlichere und effizientere elektronische Verwaltungsdienste anzubieten.
Hinzu kommt der ab 01. Januar 2022 geltende §55 Absatz 2 BeurkG, der Notarinnen und Notare dazu verpflichtet, ein elektronisches Urkundenarchiv einzurichten und die sichere Aufbewahrung der notariellen Urkunden für 100 Jahre zu gewährleisten.
ELEKTRONISCHE DOKUMENTENPROZESSE
VIELFÄLTIGE MEHRWERTE
Unerlässlich für das rechtssichere Scannen ist die Implementierung von höchsten Sicherheitsstandards sowie die Erfüllung von Compliance-Richtlinien.
Die ortsunabhängige Verfügbarkeit von Dokumenten, schnelle und parallele Zugriffsmöglichkeiten über Stichwortsuchen und die Vermeidung von Versionskonflikten zählen zu den großen Vorteilen der elektronischen Dokumentenverarbeitung.
Eine schnellere und effizientere Gestaltung von Geschäftsprozessen bei gleichzeitiger Entlastung von Mitarbeitern ist ein weiterer Mehrwert des ersetzenden Scannens.
Papierdokumente verursachen nicht nur erhebliche Lagerhaltungskosten, die durch immer höhere Büromieten ständig weiter steigen. Laufenden finanziellen Aufwand verursachen auch die mit Papierakten verbundenen Verwaltungstätigkeiten. Diese Kosten entfallen, dank Resiscan.
Canon Scan-Portfolio
Canon Scanlösungen orientieren sich an den Vorgaben der TR Resiscan und bieten damit höchstmögliche Rechtssicherheit beim ersetzenden Scannen. Mit einem umfassenden Portfolio aus Hardware, Capturing-Software, Signatur-Lösungen und Beratungsleistungen bietet Canon lückenlose Unterstützung bei der Konzipierung und Einrichtung TR Resiscan-konformer Scanprozesse.
Über den in der TR Resiscan beschriebenen Scanprozess hinaus deckt das Spektrum der Canon Leistungen den gesamten Dokumenten-Lebenszyklus ab – inklusive der beweiswerterhaltenden Langzeitspeicherung gemäß TR ESOR, der BSI-Richtlinie zur
„Beweiswerterhaltung kryptographisch signierter Dokumente“. Ebenfalls gewährleistet wird dabei die Berücksichtigung weiterer gesetzlicher Vorgaben wie der DSGVO.
Canon Scantechnologien:
TR Resiscan-konform bereits im Standard
Mit der TR Resiscan hat das BSI Kriterien festgelegt, die es bei der Auswahl eines richtlinienkonformen Scanners oder Multifunktionsgerätes zu berücksichtigen gilt. Dazu zählen beispielsweise geeignete Bildkompressionsverfahren, die Änderung voreingestellter Passwörter, die geeignete Erfassung von Metainformationen, die Protokollierung sowie der Informationsschutz und die Zugriffsbeschränkung bei netzwerkfähigen Scannern und Multifunktionsgeräten.
Canon Softwareportfolio
Neben seinem umfangreichen Portfolio an Dokumentenscannern und Multifunktionssystemen bietet Canon ebenfalls leistungsstarke Softwarelösungen an. Dazu zählen die I.R.I.S. Lösungen zur Erfassung, Konvertierung, Komprimierung und automatischen Klassifizierung von Dokumenten oder uniFLOW und uniFLOW Online als integrierte Lösungen für die Druck- und Scanverwaltung.
Als Dokumentenmanagementsystem bietet Therefore einen effizienten Informations-Workflow, sichere Speicherung der Daten, nachvollziehbare Zugriffskontrolle und viele Möglichkeiten der Be- und Verarbeitung der Dokumente.
Mit COSMOS stellt Canon eine umfassende Lösung bereit, die als Steuerzentrale für geschäftskritische Dokumentenprozesse dient. Durch die Architektur von COSMOS können eine Vielzahl von Plattformen angebunden werden, beispielsweise SAP.
Richtlinienkonforme Signaturmöglichkeiten
Elektronische Signatur
Durch eine digitale Unterschrift mit einem persönlichen Zertifikat oder einer Signaturkarte kann der Scan-Operator mit seiner persönlichen elektronischen Signatur die Übereinstimmung zwischen Papierbeleg und elektronischem Abbild bestätigen.
Elektronisches Siegel
Die Integritätssicherung lässt sich ebenfalls mit einem elektronischen Siegel gewährleisten, das einem Organisationszertifikat entspricht. Die Mitarbeitenden eines Unternehmens können unter Verwendung einer zentralen Siegelkarte für das Unternehmen signieren. Ein elektronisches Siegel erleichtert den Umgang mit elektronischen Signaturen.
Elektronischer Zeitstempel
Der elektronische Zeitstempel ist eine Bescheinigung, dass bestimmte elektronische Daten oder Dokumente zu einem konkreten Scanzeitpunkt in dieser Form vorgelegen haben. Der Einsatz eines Zeitstempels empfiehlt sich, wenn sowohl die Echtheit eines Dokumentes als auch der Zeitpunkt nachgewiesen werden müssen.