Referenzkunde | SG Dynamo Dresden e.V. | Canon IT
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SG Dynamo Dresden

Anwenderbericht

Outsourcing der kompletten Vereins-IT

SG Dynamo Dresden e.V.

Die Sportgemeinschaft Dynamo Dresden e.V., kurz SGD, ist ein Fußballverein aus der sächsischen Landeshauptstadt Dresden und wurde am 12.04.1953 gegründet. Dynamo Dresden war einer der erfolgreichsten und populärsten Vereine des DDR-Fußballs und mit 98 Spielen im UEFA-Europapokal einer der bekanntesten DDR-Fußballclubs in Europa. Nach der Wiedervereinigung spielte die Mannschaft von 1991 bis 1995 in der Bundesliga. Im Jahr 2002 stieg Dynamo Dresden in die Regionalliga Nord auf und spielt seitdem in der zweiten und dritten Liga. Zur Saison 2021/22 stieg Dynamo Dresden als Drittligameister wieder in die 2. Bundesliga auf.

Dynamo Dresden ist mit 23.684 Mitgliedern der zweitgrößte Sportverein nach dem 1. FC Union Berlin in den neuen Bundesländern und gehört zu den 30 größten Sportklubs in Deutschland.

Herausforderung

Bei unserem Kunden, der SG Dynamo Dresden, hatten wir im Großen und Ganzen zwei Herausforderungen zu bewältigen. Zum einen die Umstellung der gesamten Telefonanlage für alle vier Standorte (Geschäftsstelle, Nachwuchsakademie, Stadion und neues Trainingszentrum). Zum anderen die Einführung von Office365 und der damit verbundenen Nutzung der entsprechenden Dienste.

 

Umstellung der Telefonanlage

Ein großer Telekommunikationsanbieter bot 2018 im Zuge der All-IP Umstellung für jeden Standort eine eigene Telefonanlage an. Allerdings wären dann aufgrund der Anlagen, der Telefone und der monatlichen Servicekosten sehr hohe Anschaffungskosten auf die SGD zugekommen. Außerdem sollten sowohl das damals in der Planungsphase befindliche, neue Trainingszentrum, das Stadion, als auch die Nachwuchsakademie, trotz der unterschiedlichen Standorte, in den Rufnummernkreis der Geschäftsstelle integriert werden, um eine Einheitlichkeit zu signalisieren. Des Weiteren sollten die monatlichen Telefonkosten minimiert und die Flexibilität, aufgrund möglicherweise schwankender sportlicher Lage (Aufstieg, Abstieg usw.), maximiert werden. Zudem sollte eine Zentralisierung und Minimierung des Administrationsaufwandes mehrerer Anlagen erfolgen.

 

Einführung von Office365

Ein Wunsch der SGD war die Office-Umgebung zu vereinheitlichen und die Nutzung von Drittanbieterdiensten zur Speicherung, Verteilung sowie Zusammenarbeit von Dateien zu reduzieren.

Denn bis dahin waren verschiedene Versionen von Office 2007 bis Office 2016 mit allen möglichen Updateständen im Umlauf. Des Weiteren verschickten einige Abteilungen Daten per E-Mail, andere mit WeTransfer und es herrschte ein Wildwuchs aus privaten Cloudspeichern wie Dropbox, OneDrive, GoogleDrive und OwnCloud.

Lösung

Umstellung der Telefonanlage

Aufgrund mehrerer Standorte und der hohen Anschaffungskosten für lokale Anlagen überwog deutlich der Vorteil einer Cloud-Anlage. Damit ist eine standortübergreifende Nutzung der Cloud-Telefonanlage möglich. Wir haben an dieser Stelle mit unserem Partner Placetel zusammengearbeitet. Denn Placetel bietet viel Flexibilität und ermöglichte eine Anschaffung unterschiedlicher Telefone ganz den verschiedenen Bedürfnissen der Benutzer entsprechend. Weiterhin war es möglich, die Rufnummern der einzelnen Standorte in die Placetel Cloud-Telefonanlage zu importieren.

 

Optimierungen im Rahmen der Office365-Einführung

  • Ablösung der lokalen einzelnen Mailserver durch Migration aller Postfächer zu Exchange Online.
  • Einführung von OneDrive for Business für die Benutzer zum gezielten Teilen von Daten mit Externen.
  • Migration der Home-Laufwerke aller Benutzer zu OneDrive zur Entlastung des lokalen Fileservers.
  • Ablösung der ehemals temporär entstandenen OwnCloud Plattform der sportlichen Abteilung und Integration der Daten in die OneDrive Unternehmenslösung.
  • Alle teilweise in Abteilungen eingeführten DropBox Speicher wurden ebenfalls in OneDrive des Unternehmens integriert.
  • Einführung Microsoft Teams zur Verbesserung der Unternehmenskommunikation.
Dynamo Trainingszentrum © Steffen Kuttner

Vorteile

Umstellung der Telefonanlage

Der größte Vorteil ist die deutliche Kostenersparnis, da die Cloud-Telefonanlage mit sehr geringen Anschaffungskosten und flexiblen monatlichen Mietkosten deutlich attraktiver abschneidet, gegenüber einer Multi-Anlagen-Lösung des Telekommunikationsanbieters mit hohen monatlichen Gebühren. Weitere Vorteile sind die Standortunabhängigkeit und besonders im Verlauf der Corona-Pandemie die Möglichkeit des mobilen Arbeitens. Weiterhin gibt es jetzt den gleichen Rufnummernkreis trotz unterschiedlicher Standorte und den Support direkt über uns als geschulten IT-Dienstleister. Im Zuge der Corona Pandemie erwies sich die Entscheidung als goldrichtig, da alle Mitarbeiter ohne Einschränkungen weiterhin über Ihre normalen Telefonnummern erreichbar waren und auch in Hinblick auf den hybriden Arbeitsplatz, der auch in Zukunft vermehrt aus einer Mischung von Home Office und Büro bestehen wird.

 

Einführung von Office365

Eine einheitliche Office Umgebung minimiert Kompatibilitätsprobleme und ermöglicht allen Nutzern die Nutzung aktueller Features. Entlastung der lokalen Serverumgebung durch Ablösung des lokalen Exchange durch hochverfügbare Exchange Online Umgebung. Minimierung von Datenverlust durch die Einführung von OneDrive for Business, da eine Kontrolle über Berechtigungen und regelmäßige Backups vorhanden sind. Entlastung des lokalen Servers und der Internetleitung durch Ablösung von OwnCloud der sportlichen Abteilung durch OneDrive. Verbesserung der standort- und abteilungsübergreifenden Kommunikation durch Microsoft Teams. Da die Dienste, welche Microsoft 365 bietet, stets weiterentwickelt werden, bekommen die Mitarbeiter regelmäßig die Möglichkeit weitere Dienste zu nutzen und damit ihren Arbeitsalltag zu erleichtern.

„Fußball ist unser Kerngeschäft. Durch unseren Partner Canon, mit dem wir uns seit mehr als 8 Jahren im Doppelpass bewegen, können wir auf eine beständige und zuverlässige IT-Struktur zugreifen. Gerade in einem schnelllebigen und dynamischen Umfeld benötigen wir oft schnelle Anpassungen, die durch Canon professionell gewährleistet werden.“

Kaufmännischer Geschäftsführer SG Dynamo Dresden

Jürgen Wehlend